Một thập kỷ ở Meta đã dạy tôi rất nhiều về cách suy nghĩ tốt hơn, bằng cách sử dụng các framework (khung quản lý).
Tôi cũng đọc rất nhiều và bị mê hoặc bởi những người có thể sử dụng những phương thức tư duy để đưa ra những quyết định tốt hơn.
Bài viết này là sự tổng hợp của một loạt các khuôn khổ và nguyên tắc mà tôi đã học được tại Meta, bằng cách xây dựng sản phẩm và quan sát những người thông minh xung quanh tôi đưa ra quyết định.
Tôi đã phân loại các khung thành 3P: Con người, Quy trình và Sản phẩm.
Con người
Chữ P đầu tiên – con người.
Tuyển dụng: Nguyên tắc quan trọng đầu tiên mà tôi luôn ghi nhớ khi tuyển dụng cho nhóm của mình là tìm những người thể hiện được ba điều: Tính chính trực, năng lượng và trí thông minh, tiêu chí cuối cùng trong ba tiêu chí này là ít quan trọng nhất và hai tiêu chí đầu tiên là ‘không thể thương lượng’.
Năng lượng và trí thông minh có thể dễ dàng biểu hiện trong một cuộc phỏng vấn, nhưng các cuộc phỏng vấn liên quan đến hành vi là cần thiết liên quan đến việc ra quyết định dựa trên tính chính trực.
Văn hóa: Văn hóa là tập hợp các chuẩn mực, niềm tin và giá trị xác định những gì mọi người làm và cách đưa ra quyết định, khi bạn hoặc người lãnh đạo không có mặt trong phòng. Đó là thứ vô hình giúp mở rộng hành vi và việc ra quyết định của mọi người – mà bạn không cần phải điều khiển nó.
Thông thường, lãnh đạo và những nhân viên ban đầu tại một công ty sẽ đặt ra nền tảng cho văn hóa của công ty đó.
Một khuôn khổ mà tôi đã phát triển để hiểu/định hình văn hóa của một công ty hoặc tổ chức là: (i) Trước tiên, hiểu sâu sắc/thiết lập các động lực thúc đẩy các quyết định, (ii) tìm hiểu những gì công ty coi trọng và phân bổ hoặc không phân bổ nguồn lực cho thiết kế và số liệu, (iii) nghiên cứu xem ai/cái gì được khen thưởng hay bị trừng phạt.
Đây là những gợi ý vô hình về văn hóa của một công ty hoặc một tổ chức.
Tìm kiếm cộng đồng của bạn: Bất kể bạn ở đâu trong trật tự phân hạng, công việc sẽ vui hơn rất nhiều khi có bạn bè. Đôi khi, đây chính là vòng kết nối của người quản lý sản phẩm với các đồng nghiệp.
Nếu ngày hôm đó không có gì diễn ra tốt đẹp, thì tôi vẫn cảm thấy hài lòng vì đã giúp đỡ được ai đó trong vòng kết nối của mình. Những lần khác, tôi cộng tác chặt chẽ với những người bạn trong nhóm hoặc những người trong mạng lưới mở rộng, mà tôi đã từng làm việc cùng trước đây.
Những khoảnh khắc ‘kết nối’ này thường giúp tôi vui lên trong những ngày khó khăn! Vì vậy, khuôn khổ cơ bản của tôi ở đây là thiết lập kết nối và tiếp cận với mọi người.
Quản lý
Về bản chất, mục đích của quản lý là làm cho công việc của người quản lý (và do đó cuộc sống của bạn) trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là một số quy tắc đơn giản để giúp bạn bắt đầu:
– Tìm hiểu phong cách giao tiếp ưa thích của người quản lý của bạn và thích nghi với nó.
– Hiểu phong cách quản lý của cô ấy (anh ấy). Cô ấy có thích cập nhật và trò chuyện thường xuyên không, hay cô ấy chỉ muốn trao đổi khi bạn gặp khó khăn.
– Giả sử rằng, cô ấy có nhiều hiểu biết hơn bạn khi đưa ra đề xuất (trừ khi bạn có lý do để tin vào điều ngược lại). Hiểu lý do tại sao cô ấy đưa ra đề xuất, hỏi và xác nhận (cô ấy có tình cờ đề nghị bạn thử phương pháp này không? Hay cô ấy có bối cảnh từ các cuộc họp khác? Dựa trên một số hướng dẫn lãnh đạo khác mà bạn có thể không biết)?
Một câu nói về lãnh đạo gây ấn tượng mạnh với tôi là hãy học cách trở thành nhà lãnh đạo mà bạn mong muốn. Bạn luôn có thể hành động theo cách xứng đáng với tư cách là người lãnh đạo và điều đó nằm trong tay bạn. Một vài điều đã giúp hình thành phong cách lãnh đạo của tôi:
– Sự thẳng thắn tích cực: Thử thách trực tiếp, quan tâm cá nhân.
– Xây dựng niềm tin: Hãy trung thực, nói những gì bạn sẽ làm, làm những gì bạn đã nói, làm điều này một cách nhất quán.
– Có sự ủng hộ của mọi người. Khi mọi việc trở nên khó khăn, hãy làm điều này nhiều hơn nữa. Đừng để sự hỗn loạn và ‘chính trị’ của một tình huống làm tổn hại đến giá trị của bạn.
Phản hồi
Biết cách đưa ra phản hồi hiệu quả và nhận phản hồi một cách chu đáo là kỹ năng quan trọng để liên tục học hỏi và phát triển. Thông qua thử nghiệm và những cơ hội bị bỏ lỡ, tôi đã học được một số điều cơ bản cần ghi nhớ khi đưa ra hoặc nhận phản hồi:
– Nhận được phản hồi mang tính xây dựng, đặc biệt nếu bạn là người có thành tích cao, không bao giờ là điều dễ dàng. Tâm trí của bạn có xu hướng tập trung vào một yếu tố mang tính xây dựng trong một đánh giá đầy rẫy những lời khen ngợi về bạn.
Một số nguyên tắc để xử lý tốt vấn đề này: (i) Chống lại sự thúc đẩy phản ứng nhằm bác bỏ phản hồi hoặc bào chữa cho điều đó. Câu trả lời duy nhất lúc này là “Hãy trình bày thêm để tôi hiểu rõ hơn” hoặc nếu bạn hiểu được phản hồi, hãy cảm ơn người khác đã chia sẻ và nói rằng, bạn sẽ ghi nhớ phản hồi đó. (ii) Sau khi nhận được phản hồi, nếu bạn muốn tập trung vào vấn đề đó trong một khoảng thời gian hợp lý, gọi điện cho một người bạn và nói về nó, hoặc lấy lại tinh thần bằng một ‘niềm đam mê ngọt ngào’ nào đó.
Sau khoảng thời gian suy ngẫm về nó, hãy cố gắng tìm hiểu phản hồi và tìm hiểu cốt lõi của sự thật trong đó, hãy hỏi một số người đáng tin cậy biết rõ về bạn xem liệu một số chủ đề có phù hợp với họ hay không, hoặc họ có thể diễn giải chúng như thế nào. (iii) Lần tới khi bạn giải quyết phản hồi, hãy dùng thái độ tích cực để cảm ơn người đó một lần nữa về phản hồi và chọn ra điều gì có giá trị về phản hồi đó, cũng như cách bạn nghĩ đến việc giải quyết phản hồi. Họ có đề xuất nào khác để thử không?
Điều này thể hiện cách tiếp cận chín chắn, chu đáo trong việc tiếp nhận phản hồi, giúp mọi người có nhiều khả năng chia sẻ phản hồi với bạn hơn và không có điều gì bất ngờ.
– Nhận được phản hồi tích cực: Bạn biết mình đã làm việc chăm chỉ và hoàn toàn xứng đáng nhận được những phản hồi tích cực. Chống lại sự thôi thúc muốn gạt bỏ nó, giảm bớt nó hoặc khen ngợi lại người khác.
Cảm ơn người đã chia sẻ phản hồi và thể hiện lòng biết ơn của bạn về điều đó. Nếu ở một diễn đàn công cộng, đây là cơ hội tuyệt vời để ghi nhận nhóm của bạn hoặc những người đã giúp bạn hoàn thành mục tiêu.
– Tử tế và tử tế: Một nền văn hóa nhầm lẫn lòng tốt với sự tử tế sẽ khiến mọi người ngần ngại trong những cuộc trò chuyện, chia sẻ phản hồi trung thực và họ có thể luôn sử dụng đến những lời tử tế ở cấp độ xã giao.
Điều này không có lợi ích gì. Tất cả chúng ta đều làm cho nhau tốt hơn nếu chúng ta chia sẻ phản hồi thực sự một cách trung thực, nhưng thật sự tử tế và quan tâm.
Cách tốt nhất có hiệu quả, theo tôi là chia sẻ phản hồi trực tiếp khi có thể – thay vì làm mọi người ngạc nhiên và chia sẻ phản hồi với người quản lý của họ.
Với tư cách là người quản lý, tôi thường cảm ơn những người đã chia sẻ phản hồi với tôi về những người mà tôi hỗ trợ, nhưng cũng khuyến khích họ chia sẻ phản hồi trực tiếp với người đó.
Chia sẻ phản hồi tích cực: Một số câu hỏi cần đặt ra trước khi bạn chia sẻ phản hồi tích cực: (i) Bạn đã nhận được sự tôn trọng của người quản lý hoặc lãnh đạo mà bạn muốn đưa ra phản hồi chưa? (ii) Đã đúng lúc chưa? (iii) Bạn có sẵn sàng giải quyết một cuộc trò chuyện khó khăn nếu điều này trở thành một cuộc trò chuyện không?
Một phiếu tự đánh giá để hiểu khi nào cần có một cuộc trò chuyện quan trọng mà tôi thấy cực kỳ hữu ích: (i) Cảm xúc có dâng cao không (ví dụ, cảm giác của bạn bị tổn thương)? (ii) Rủi ro có cao không (ví dụ, một thất bại lớn có thể dẫn đến sự tiêu hao của cả nhóm)? (iii) Bạn có lý do để tin rằng, mình đang bị ‘sai lệch’ và sẽ tiếp tục như vậy trong tương lai không?
Xem phần 3: 3P, khung quản lý sản phẩm công nghệ: Nghệ thuật và khoa học?
Đánh giá hiệu suất (với tư cách là người quản lý)
Đánh giá hiệu suất vốn là khoảng thời gian gây căng thẳng cho các nhà quản lý vì nó có tính rủi ro cao.
Mọi người thực hiện những đánh giá này một cách nghiêm túc và do đó, với tư cách là người quản lý, bạn muốn kỹ lưỡng, chu đáo và chính xác nhất có thể, đồng thời đảm bảo rằng, bạn đang đưa ra những phản hồi cụ thể, hợp lý, có giá trị và hữu ích, đồng thời khen thưởng mọi người vì đã làm việc chăm chỉ. Một số nguyên tắc cần ghi nhớ:
– Hãy quan tâm và đầu tư vào những người bạn hỗ trợ. Sự nghiệp của họ rất quan trọng đối với họ và vì vậy, điều đó cũng quan trọng đối với bạn, người quản lý của họ.
Họ quan tâm đến điều gì? Điều gì thúc đẩy họ? Điều gì làm họ kiệt sức? Nguyện vọng nghề nghiệp của họ là gì? Mục tiêu cá nhân? Hãy dành thời gian và tìm hiểu về những điều này. Kết nối họ với những người có thể hữu ích (huấn luyện viên, cố vấn, nhà tài trợ, bạn bè). Khi bạn viết đánh giá hiệu suất của họ, hãy xem xét bức tranh rộng hơn về họ.
– Tránh những bất ngờ khó chịu: Càng nhiều càng tốt, chia sẻ phản hồi kịp thời và các khía cạnh cần cải thiện để mọi người không ngạc nhiên trong các cuộc trò chuyện đánh giá hiệu suất của họ. Nếu họ ngạc nhiên, thì bạn với tư cách là người quản lý của họ, đã không hỗ trợ họ tốt nhất có thể.
– Hỗ trợ, hướng dẫn và giúp mọi người cũng như nhóm của bạn thành công: Với tư cách là người quản lý, công việc của bạn là hỗ trợ những người bạn quản lý, điều này có nghĩa là giúp họ phát triển và làm những gì bạn có thể để giúp họ đạt được mục tiêu.
– Và hãy nhớ rằng, những điều nhỏ nhặt cũng quan trọng: Bạn có nhớ ngày làm việc đầu tiên của họ không? Một thành tích cá nhân mà họ đã chia sẻ với bạn?
– Những điều lớn lao cũng quan trọng: Bạn có đấu tranh để nhân viên được xếp hạng và đánh giá tốt hơn, vì bạn biết họ xứng đáng với điều đó? Bạn có khuyến khích họ học tập để nâng cấp bản thân.
Nguồn: Ramya Sethuraman – medium.com – Mỹ
Xem thêm: Khung quản lý sản phẩm – 3P: Quy trình
