Làm Thế Nào Để Tổ Chức Một Buổi Workshop Thành Công

Trong những năm gần đây, hoạt động workshop đã trở nên khá phổ biến ở Việt Nam, đa dạng các ngành nghề và lĩnh vực. Đặc biệt là khi trong cộng đồng có những sự kiện, xu hướng mới

Trong những năm gần đây, hoạt động workshop đã trở nên khá phổ biến ở Việt Nam, đa dạng các ngành nghề và lĩnh vực. Đặc biệt là khi trong cộng đồng có những sự kiện, xu hướng mới thì các buổi workshop sẽ được tổ chức để speaker – những chuyên gia hàng đầu chia sẻ, phân tích, đưa ra lời khuyên ý nghĩa cho những người tham gia theo các sự kiện chủ đề được quan tâm.

Hiểu thế nào về khái niệm Workshop

Gần như không thể tìm ra một từ hoàn toàn chính xác trong tiếng Việt để mô tả, giải thích chính xác workshop là gì, cũng vì thế mà mọi người đều sẽ quen dùng luôn thuật ngữ tiếng Anh. Theo cách hiểu đơn giản nhất thì workshop là hoạt động thảo luận, trao đổi về một sự vật, hiện tượng nào đó, cung cấp cho những người tham gia kiến thức, thông tin, khả năng định hướng theo một chủ đề tại sự kiện.

Workshop có thể giới hạn người tham gia hoặc không, được tổ chức cả theo hình thức online hoặc trực tiếp đều được. Dù vậy, yêu cầu bắt buộc là phải có chủ đề và mục tiêu rõ ràng, có sự tham gia của ít nhất một vài diễn giả (được gọi là speaker) – đều là những chuyên gia trong một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể, vừa có chuyên môn vừa có thâm niên kinh nghiệm.

Thông thường, không khí trong các buổi workshop cũng khá thoải mái, ít khi bị áp đặt quy chuẩn hay các điều kiện, miễn là mọi người tập trung lắng nghe và chia sẻ thì các kinh nghiệm, kiến thức có thể được trao đổi giữa mọi người, không nhất thiết tất cả mọi người đều phải là chuyên gia.

Để buổi Workshop thành công?

Những yếu tố đánh giá sự thành công của một buổi workshop? Thành công của buổi workshop là khi tổng hòa được cả 3 yếu tố: Hữu ích, không nhàm chán và mang tính tương tác cao.

Tính hữu ích của buổi workshop là gì?

Buổi workshop là nơi diễn giả thể hiện những kiến thức và trải nghiệm của cá nhân đối với chủ đề được nhắc tới. Do vậy, người diễn giả phải nắm bắt được đúng kiến thức và phải có ích đối với những người nghe.

Không thể diễn ra cuộc trao đổi trong buổi workshop nếu chủ đề một đằng mà diễn giả lại nói một nẻo, hay thể hiện những kiến thức sai hoàn toàn so với công việc thực tế và lý thuyết.

Tính không nhàm chán của buổi workshop?

Người diễn giả cùng ban tổ chức phải lên kế hoạch cách tổ chức workshop bao gồm các công việc sẽ triển khai chi tiết theo trình tự thời gian để mọi việc đúng theo lịch trình và thu hút được khán giả chú ý lắng nghe.

Nên kết hợp nói, hành động, video mô phỏng và tình huống thực tế để thể hiện chủ đề với nhiều hình thức đa dạng, không quá học thuật hay lý thuyết và quan trọng là bám sát thực tế, bám sát xu hướng.

Tính tương tác cao của buổi workshop?

Mang nhiều tính hữu ích, không nhàm chán thì đã được coi là buổi workshop thành công hay chưa?

Câu trả lời là nó đã đạt yêu cầu nhưng chưa thể đánh giá là đi đến thành công. Vì đặc thù của cách tổ chức workshop là một không gian mở để mọi người tương tác, thể hiện những ý kiến của cá nhân, hay trao đổi bàn bạc về vấn đề nào đó. Vì vậy, nếu chỉ có một người nói, những người còn lại nghe thì thật sự thiếu thú vị!

Một buổi workshop cần thêm tính tương tác. Không chỉ giữa người tham dự và diễn giả mà còn giữa những người tham dự với nhau. Workshop có sự tương tác sẽ khiến buổi trao đổi thêm nhiều điều hữu ích, vấn đề sẽ được mổ xẻ phân tích theo nhiều hướng khác nhau.

Làm Thế Nào để tổ chức một buổi workshop thành công

Mặc dù không có một quy trình tổ chức cố định cho tất cả các workshop khác nhau nhưng nhìn chung thì quy trình chính, đơn giản nhất sẽ phải gồm các bước như sau:

Chuẩn bị là bước không thể thiếu, cho dù bạn muốn tổ chức một workshop ở quy mô như thế nào. Có thể coi đây là bước tạo kịch bản, chuẩn bị chương trình, lên kế hoạch tổng thể và chi tiết. Những nhiệm vụ chính sẽ là cần phải xác định các đối tượng sẽ tham gia sự kiện, cơ bản sẽ gồm có:

Người điều phối và ghi chép, giám sát sẽ là người thuộc bộ phận tổ chức sự kiện. Về người tham dự, điều quan trọng nhất là bạn phải xác định số người dự kiến sẽ tham gia và họ là ai? Có thể là người trẻ hoặc người trung niên, sinh viên hoặc các chuyên gia hay nhân sự trong lĩnh vực cụ thể.

Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda cụ thể. Để người tham dự biết được lịch trình sẽ diễn ra như thế nào và giúp người điều phối quản lý workshop hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch cho buổi thực hiện, địa điểm tổ chức workshop và mời các đối tượng có liên quan tham dự.

Sắp xếp địa điểm tổ chức workshop: Phòng nói, máy chiếu, trang thiết bị phụ trợ cần thiết khác cho buổi làm việc. Gửi kịch bản chương trình để người tham gia chuẩn bị và “tăng năng suất lao động” ở buổi gặp mặt.

Nếu thích hợp thì thực hiện phỏng vấn trước workshop với các đối tượng tham dự

Khâu chuẩn bị tốt sẽ là tiền đề thuận lợi cho việc tiến hành buổi workshop thành công.

Để tiến hành một buổi workshop thành công thì người quản trị cần xác định rõ ràng công việc và trách nhiệm cho mỗi vị trí.

Thông Bana chia sẻ về Thổ Cẩm và nhuộm tự nhiên

Người điều phối trong workshop là gì?

Đó là người cầm trịch cho buổi workshop:

  • Thực hiện việc làm MC dẫn chương trình, giới thiệu các mục tiêu cần đạt được và chương trình thực hiện của workshop, hướng dẫn các thành viên tham dự thực hiện theo cấu trúc và cả quy tắc của buổi workshop;
  • Chỉ đạo các hoạt động diễn ra bám theo mục tiêu ban đầu và kết quả kỳ vọng đầu ra;
  • Tạo điều kiện để việc ra quyết định và thực hiện giải quyết các xung đột xảy ra (nếu có);
  • Đảm bảo tất cả các thành viên tham gia được thể hiện quan điểm của mình và được tôn trọng lắng nghe.

Đảm bảo các thành viên đều có một sự hiểu biết chung thì người điều phối sẽ khởi động bằng việc tuyên bố mục đích của buổi làm việc và các kết quả kỳ vọng đạt được.

Với những người điều phối có kinh nghiệm dày dặn thì họ thường bắt đầu buổi workshop bằng một vài câu chuyện ngắn vui nhộn để khuấy động không khí, phá vỡ những rào cản vô hình trong giao tiếp và tạo không khí giúp cho mọi người cảm thấy thoải mái.

Sau khi kết thúc buổi làm việc, người điều phối tiếp tục thực hiện với các hạng mục đã thảo luận và ghi nhận trong workshop, hoàn thành đủ các tài liệu liên quan.

Sau đó là phân phối chúng đến người tham dự cùng các bên liên quan về những hạng mục đã được hoàn thành.

Bước cuối cùng và quan trọng không kém trong toàn bộ quy trình tổ chức workshop là tổng kết, đánh giá hiệu quả tổng thể sau workshop.

Đối với những người tham gia, đơn giản là họ đã thu hoạch được những gì, bày tỏ được quan điểm/ý kiến như thế nào. Trong khi đó, với những người tổ chức thì đánh giá workshop thành công hay thất bại, ở mức độ nào, cần rút kinh nghiệm ở đâu. Quan trọng hơn – nhất là trường hợp workshop nhằm mục đích truyền thông hoặc tiếp thị.

Việc tổng kết và đánh giá được dựa vào một số tiêu chí như: Tính hiệu quả, ngân sách hợp lý, thái độ hài lòng của những người tham gia, mức độ tham gia tương tác của các đối tượng trong workshop.

Trên đây là một số thông tin giúp bạn hiểu rõ workshop là gì, cách phân biệt workshop với các kiểu sự kiện khác cũng như cách chuẩn bị, tiến hành và đánh giá. Mong rằng nội dung sẽ giúp ích cho bạn trong việc tham gia cũng như tổ chức các workshop thành công.

Scroll to Top