Việc đưa “công nghệ số” vào quy trình kinh doanh là một bước quan trọng nhưng cũng đầy thách thức đối với nhiều công ty. Sự thành công của quá trình chuyển đổi số chủ yếu phụ thuộc vào khả năng sẵn sàng thay đổi của chính doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cách thức thực hiện chuyển đổi số hiệu quả và nêu ra những lỗi thường gặp khi triển khai các giải pháp chuyển đổi số.
Tất yếu của sự thay đổi
Nhiều công ty coi chuyển đổi số là nền tảng để phát triển kinh doanh và đã có ý định đầu tư mạnh mẽ vào lĩnh vực này. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng các giải pháp “low-code” và có kế hoạch đầu tư vào công nghệ nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc. Tuy nhiên, trước khi áp dụng công nghệ vào quản lý, cần phải nghiên cứu kỹ các điều kiện tiên quyết để chuyển đổi số thành công. Điều này bao gồm:
Xây dựng mục tiêu chính rõ ràng: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được, nhằm tránh việc chuyển đổi số chỉ trở thành “xu hướng thời trang” mà không mang lại giá trị thực sự.
Chuẩn bị từ nhiều cấp độ: Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) hiện đại, đào tạo nhân sự và cải tiến quy trình làm việc.
Xác định khung thời gian và ngân sách: Lập kế hoạch triển khai hợp lý để giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động và tổn thất tài chính.
Phân tích điều kiện thị trường: Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường để lựa chọn công nghệ phù hợp.
Theo báo cáo của Innosight, đến năm 2025, khoảng 40% các công ty lớn nhất có thể “biến mất” nếu không thích ứng kịp thời với sự thay đổi của thị trường trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng. Các doanh nghiệp có thể trở nên cứng nhắc trong mô hình kinh doanh khi hạ tầng CNTT của họ thiếu linh hoạt và lỗi thời. Hơn nữa, việc theo đuổi chuyển đổi số mà không có chiến lược thông minh có thể dẫn đến mất khách hàng. Lưu ý rằng, không phải công ty nào cũng cần chuyển đổi số 100%; ngay cả các cửa hàng hay văn phòng truyền thống cũng cần áp dụng các giải pháp CNTT để tối ưu hóa quy trình nội bộ.
Những điều cần cân nhắc khi lập kế hoạch chuyển đổi số
Khi xây dựng kế hoạch chuyển đổi số, doanh nghiệp cần lưu ý đến các yếu tố sau:
– Điều kiện thị trường.
– Mức độ sẵn sàng thay đổi của công ty.
– Yêu cầu của đối tượng khách hàng mục tiêu.
– Ngân sách đầu tư.
Ngoài ra, cần phân biệt rõ giữa “số hóa” và “chuyển đổi số”: Việc giới thiệu các công cụ kỹ thuật số chỉ là bước đầu trong một quá trình toàn diện hơn.
Quá trình chuyển đổi số diễn ra như thế nào?
Quá trình chuyển đổi số có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề và mục tiêu của từng doanh nghiệp. Một số công ty triển khai các giải pháp CNTT một cách bình tĩnh và nhất quán vào mô hình kinh doanh hiện có, trong khi những doanh nghiệp khác lại cập nhật hạ tầng CNTT một cách mạnh mẽ và triệt để. Tuy nhiên, các chuyên gia không khuyến khích thay đổi toàn bộ quy trình cùng một lúc; tốt nhất là bắt đầu với một dự án thí điểm, sau đó mở rộng dựa trên kết quả thu được.
Quá trình giới thiệu công nghệ kỹ thuật số thường diễn ra theo tám bước, đặc biệt với các công ty cỡ trung bình thuộc các khu vực truyền thống của nền kinh tế:
1. Phân tích mô hình kinh doanh hiện tại:
– Kiểm tra hiện trạng số hóa để tìm ra những quy trình có thể cải tiến hoặc tự động hóa.
– Thu thập dữ liệu và đánh giá khả năng tài chính cho các dự án công nghệ.
2. Phát triển chiến lược chuyển đổi số:
– Xác định mục tiêu, khung thời gian, công cụ và phân công trách nhiệm cụ thể.
– Tránh chạy theo các xu hướng của thị trường mà không liên kết với mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.
3. Thành lập nhóm số hóa và huy động các bên liên quan:
– Tập hợp đội ngũ từ các phòng ban liên quan để cùng xây dựng và triển khai chiến lược.
– Tổ chức các cuộc họp định kỳ để thu thập ý kiến và theo dõi tiến độ.
4. Thích ứng và đào tạo nhân sự:
– Tổ chức các khóa đào tạo liên tục về kỹ năng số, phần mềm và các giải pháp chuyển đổi số mới.
– Hỗ trợ bằng cách mời cố vấn hoặc chuyên gia từ bên ngoài nếu cần.
5. Đánh giá và lựa chọn công nghệ phù hợp (phần mềm, phần cứng):
Nhóm triển khai sẽ xác định các giải pháp chuyển đổi số phù hợp với nhiệm vụ được giao.
6. Phân tích các thay đổi đã thực hiện và điều chỉnh chiến lược:
Sau khi triển khai, so sánh kết quả đạt được với chiến lược ban đầu và điều chỉnh nếu cần; quá trình chuyển đổi có thể làm thay đổi không chỉ mục tiêu mà còn khung thời gian và kết quả dự kiến.
7. Triển khai các giải pháp chuyển đổi số:
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp và giải pháp, các chuyên gia CNTT sẽ trực tiếp triển khai các giải pháp chuyển đổi số vào hạ tầng đã được chuẩn bị, chẳng hạn như dịch vụ đám mây, hệ thống tin nhắn tức thời của công ty và hệ thống CRM.
8. Sử dụng đội ngũ chuyên gia thuê ngoài (nếu cần):
Nếu đội ngũ nội bộ không đủ kỹ năng, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ thuê ngoài để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
Việc đưa ra những đổi mới quan trọng trong quy trình kinh doanh mà thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến những rủi ro nhất định: Tổn thất tài chính, lãng phí nguồn lực, gián đoạn công việc, sử dụng dữ liệu không chính xác, thậm chí là sa thải nhân viên.
Những sai lầm chính khi chuyển đổi số
Các công ty thiếu kinh nghiệm và không có mục tiêu cụ thể thường trở thành “con tin” cho những tham vọng quá mức, khi “muốn theo kịp thị trường” hoặc đặt ra mục tiêu quá mơ hồ ngay từ đầu. Các lỗi phổ biến khác bao gồm:
Thiếu chiến lược rõ ràng: Nếu không có một kế hoạch cụ thể, quá trình ‘số hóa’ sẽ trở nên lộn xộn, ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên và quy trình làm việc hiện tại.
Thiếu sự tham gia của ban lãnh đạo: Sự cam kết và chỉ đạo từ các cấp quản lý cao nhất là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự thay đổi.
Thiếu cơ sở hạ tầng cần thiết: Hạ tầng CNTT không được cập nhật đầy đủ sẽ là rào cản ngay từ đầu trong quá trình chuyển đổi số.
Thiếu kinh nghiệm của nhóm chuyển đổi số: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đội ngũ chịu trách nhiệm chuyển đổi số có đủ kiến thức và kinh nghiệm.
Mức độ sẵn sàng thay đổi thấp: Vì bất kỳ đổi mới nào cũng có thể gây ra sự phản đối, nên nhân viên cần được truyền thông rõ ràng và chuẩn bị để thích nghi.
Thiếu sự quan tâm đến an ninh mạng: Bộ phận an toàn thông tin là một trong những nhân tố quan trọng để thực hiện chuyển đổi số thành công.
Sử dụng dữ liệu không hiệu quả: Nếu thu thập dữ liệu mà không phân tích sâu, chúng chỉ là những con số không phản ánh được vấn đề thực sự.
Phụ thuộc quá nhiều vào tài liệu giấy: Chủ nghĩa bảo thủ đối với giấy tờ thường khiến quá trình chuyển đổi số chậm lại khi các tài liệu vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy.
Lợi ích khi triển khai các giải pháp chuyển đổi số
Khi chuyển đổi số được thực hiện bài bản, doanh nghiệp sẽ thu được nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
Tối ưu hóa chi phí: Giảm thiểu chi phí tài chính, nhân lực và thời gian thông qua tự động hóa các quy trình.
Tăng tính linh hoạt: Doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Công nghệ số giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Thúc đẩy đổi mới và phát triển: Việc ứng dụng công nghệ mở ra nhiều cơ hội sáng tạo và phát triển các mô hình kinh doanh mới.
Tóm lại, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là tích hợp “công nghệ số” vào quy trình làm việc mà còn là quá trình thay đổi toàn diện về văn hóa, chiến lược và phương thức hoạt động của doanh nghiệp. Để thành công, quá trình này đòi hỏi một chiến lược rõ ràng, sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ hạ tầng CNTT đến nhân sự, cùng với sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Bằng cách tuân theo các bước đã nêu và rút kinh nghiệm từ những sai lầm thường gặp, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa sức mạnh của chuyển đổi số để đạt được tăng trưởng bền vững và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Hình minh họa: Chuyển đổi số trong kinh doanh. Ảnh Freepik
Tác giả: Alexandra Evdokimova
