Thông cáo báo chí hay thông báo công chúng (PR), Câu hỏi thường gặp (FAQ) là ‘tài liệu’ lấy khách hàng làm trung tâm để thiết kế sản phẩm mới. FAQ và PR là điểm khởi đầu cho các tài liệu sản phẩm của bạn.
Bài viết này dành cho bất kỳ ai quan tâm đến quy trình FAQ và PR. Một điểm mạnh của FAQ và PR gặp là bất kỳ ai trong công ty đều có thể hiểu được chúng. Vì vậy, bài viết này được gửi đến những người quản lý sản phẩm (PM) đang cân nhắc sử dụng Tài liệu sản phẩm – FAQ và PR, nhưng nó có thể thú vị không kém đối với bất kỳ ai tham gia xây dựng các sản phẩm công nghệ.
FAQ và PR tuân theo một định dạng khá nghiêm ngặt:
(1). Thông cáo báo chí (PR), được viết từ quan điểm tương lai về thời điểm sản phẩm mới được phát hành – đặc tính, tính năng, tiềm năng sản phẩm công nghệ.
(2). Câu hỏi thường gặp công khai, nêu chi tiết các câu hỏi mà khách hàng thường hỏi về sản phẩm, đó là tài liệu công khai về sản phẩm được phát hành cùng lúc Thông cáo báo chí (PR).
(3). Câu hỏi thường gặp nội bộ, trả lời bất kỳ câu hỏi nào từ các bên liên quan trong nội bộ nảy sinh trong quá trình phát triển sản phẩm.
Định dạng Câu hỏi thường gặp (FAQ) đã có từ lâu, nhưng nó đã được phổ biến rộng rãi bởi Amazon (nơi tôi biết đến lần đầu tiên) và hiện được người quản lý sản phẩm sử dụng rộng rãi. Tôi sử dụng định dạng sản phẩm và quy trình đánh giá hơi khác so với Amazon.
Định dạng Câu hỏi thường gặp (FAQ) và Thông cáo báo chí cơ bản
Một Thông cáo báo chí thường dài từ 1 đến 1 trang rưỡi và tuân theo một định dạng theo khuôn mẫu, mà bạn sẽ thấy bên dưới. Tại Amazon, điều này được thực thi nghiêm ngặt.
Một tính năng nhỏ như thanh tìm kiếm mới thường là bài PR dài một trang, không ngắn hơn. Bài Thông cáo báo chí (PR) về việc mua lại WholeFoods với giá 13,7 tỷ USD được Thông cáo báo chí dài một trang rưỡi.
Các Câu hỏi thường gặp (FAQ) có kết thúc mở và đây là nơi xảy ra sự khác biệt lớn nhất giữa các sản phẩm đơn giản và phức tạp hơn.
Ví dụ, một tính năng đơn giản hơn có thể có 2 trang Câu hỏi thường gặp (FAQ) và một sản phẩm phức tạp hơn có thể có 20 trang Câu hỏi thường gặp.
Câu hỏi thường gặp phải là điểm khởi đầu cho tất cả các tài liệu sản phẩm khác của bạn:
– Nhóm kỹ thuật của bạn có thể sử dụng FAQ làm điểm khởi đầu cho việc xác định phạm vi, họ sẽ có thể sử dụng FAQ làm điểm khởi đầu cho các tài liệu thiết kế.
– Đội ngũ bán hàng có thể sử dụng FAQ để thiết kế cẩm nang bán hàng cho sản phẩm mới.
– Bộ phận tiếp thị có thể sử dụng Câu hỏi thường gặp để tạo thông cáo báo chí thực tế.
– Các nhà tài trợ của bạn sẽ có thể sử dụng Câu hỏi thường gặp để hiểu cách phân bổ nguồn lực cần thiết trong việc xây dựng sản phẩm, …
Câu hỏi thường gặp (FAQ) là một chức năng kiểm soát tốt. Nếu bạn không thể tạo một thông cáo báo chí rõ ràng cho tất cả các bên liên quan thì đó có thể là một ý tưởng sản phẩm tồi: Có thể bạn đang nhồi nhét quá nhiều thứ vào một sản phẩm hoặc tác động của sản phẩm không giải quyết được điểm yếu thực sự. Nếu các bên liên quan đặt những câu hỏi mà bạn không thể trả lời trong phần Câu hỏi thường gặp thì có nghĩa là bạn chưa suy nghĩ đầy đủ về sản phẩm để bắt đầu xây dựng nó.
Mẫu Câu hỏi thường gặp (FAQ) và Thông cáo báo chí (PR)
Đây là mẫu FAQ và PR. Phần văn bản ‘viết thường’ tóm tắt chức năng của từng phần và văn bản in nghiêng nêu bật những gì mỗi phần đang cố gắng đạt được.
Thông cáo báo chí (PR)
Tiêu đề: Tên viết tắt của sản phẩm mà khách hàng mục tiêu sẽ hiểu.
Tiêu đề phụ: Đề cập đến thị trường của sản phẩm và lợi ích của sản phẩm.
Tóm tắt: 2 – 4 câu tóm tắt về sản phẩm và lợi ích mang lại. Phần này nên gắn gọn để một người chỉ cần đọc đoạn này, mà vẫn hiểu được sản phẩm/tính năng mới.
Vấn đề: 2 – 4 câu mô tả vấn đề mà khách hàng gặp phải, mà sản phẩm của bạn có thể giải quyết được. Kiểm tra các giả định về những điểm yếu mà bạn đang giải quyết.
Giải pháp: 2 – 4 câu, mô tả cách sản phẩm/tính năng mới giải quyết vấn đề này. Kiểm tra các giả định của bạn về cách bạn giải quyết các điểm yếu.
Bắt đầu: 1 – 3 câu, mô tả cách ai đó có thể bắt đầu sử dụng sản phẩm/tính năng này (nếu nó được đưa vào sản phẩm hiện có, hãy nói điều này một cách rõ ràng). Kiểm tra các giả định của bạn về mức độ dễ dàng để khách hàng tận dụng sản phẩm/tính năng mới.
Ý kiến nội bộ: Trích dẫn ý kiến chuyên gia của công ty về lợi ích (hoặc những gì họ thích) của sản phẩm/tính năng. Kiểm tra các giả định về giá trị sản phẩm/tính năng mang lại cho khách hàng và cách bạn định vị sản phẩm này trên thị trường.
(Các) Trích dẫn của khách hàng: Trích dẫn ý kiến của khách hàng về những gì họ thích đối với sản phẩm/tính năng mới. Kiểm tra các giả định về cách bạn muốn khách hàng phản ứng với sản phẩm/tính năng mới và khách hàng lý tưởng bạn muốn hướng đến: Khách hàng muốn làm điều gì đó trước đây, nhưng chưa làm được; làm điều gì đó nhanh hơn và dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
Bất kể lợi ích là gì, sự thích thú của họ đối với lợi ích nên được thể hiện trong trích dẫn. Đây nên là nhiều trích dẫn từ các khách hàng khác nhau, nếu bạn có nhiều hồ sơ khách hàng lý tưởng.
Kêu gọi hành động: Khoảng 1 – 2 câu cho người đọc biết họ có thể sử dụng sản phẩm/tính năng từ đâu. Kiểm tra các giả định của bạn về việc, liệu đây có phải là tính năng được bật tự động hay không, tính năng nào đó họ cần bật, bản phát hành beta, …
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
FAQ là một tập hợp các câu hỏi thường gặp và câu trả lời.Đây là danh sách đầy đủ các câu hỏi thường gặp và câu trả lời mà khách hàng muốn biết về sản phẩm. Nó phải bao gồm bất kỳ câu hỏi hợp lý nào xuất hiện khi thảo luận về sản phẩm/tính năng mới với khách hàng và nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng trong quá trình phát triển sản phẩm/tính năng.
Câu hỏi thường gặp nội bộ
Một tập hợp các câu hỏi thường gặp riêng tư, nội bộ và câu trả lời theo định dạng mà mọi bên liên quan khác trong công ty có thể hiểu được. Câu hỏi thường gặp nội bộ có thể bao gồm wireframe của một sản phẩm có thành phần UX (trải nghiệm người dùng) hoặc liên kết đến các tài liệu wireframe riêng biệt, nhưng Thông cáo báo chí (PR) chỉ nên là văn bản. Điều này sẽ cho phép tất cả các bên liên quan nội bộ hiểu rõ hơn về sản phẩm/tính năng.
Định dạng Câu hỏi thường gặp (FAQ)/Thông cáo báo chí (PR) dựa trên cơ sở nào?
Định dạng PR/FAQ hoạt động được vì nó:
1. Lấy khách hàng làm trung tâm.
2. Các giả định của bạn phải rõ ràng.
3. Có thể giải thích được bởi bất kỳ bên liên quan nào.
4. Tăng quyền sở hữu của các bên liên quan.
5. Phải thật đơn giản.
1. Lấy khách hàng làm trung tâm
Chiến lược PR/FAQ hoạt động hiệu quả vì nó lấy khách hàng làm trung tâm và thường được gọi là “làm việc ngược”, vì bạn đang bắt đầu từ việc phát hành và bổ sung các chi tiết để đạt được điều đó.
Công việc của người quản lý sản phẩm luôn là ghi nhớ tầm nhìn của sản phẩm cuối cùng và không có gì hữu ích hơn việc lấy ‘điểm cuối’ làm tài liệu đầu tiên của bạn.
Có một số cách để làm cho tác động của khách hàng trở nên nổi bật hơn nữa trong PR/FAQ.
Cách đầu tiên này là sử dụng ý kiến của khách hàng. Như đã đề cập trong mẫu PR/FAQ ở trên, bạn có thể trích dẫn nhiều ý kiến của khách hàng để nắm bắt các thị trường khác nhau mà bạn đang tham gia. Bạn cũng có thể muốn có nhiều ý kiến của khách hàng để nắm bắt những cách khác nhau – mà sản phẩm của bạn sẽ tác động đến khách hàng.
Cách thứ hai để làm cho tác động của khách hàng trở nên nổi bật hơn nữa là nêu rõ Câu hỏi thường gặp (FAQ) của bạn. Ví dụ, tôi đề cập đến việc “khách hàng của chúng tôi sẽ thích điều gì nhất ở sản phẩm”? là một trong những câu hỏi đầu tiên trong Câu hỏi thường gặp nội bộ. Vì vậy, ngay cả cuộc thảo luận nội bộ công ty của bạn cũng tập trung vào khách hàng.
2. Làm cho các giả định trở nên rõ ràng
PR/FAQ giúp bạn kiểm tra các giả định về việc liệu tính năng hướng đến khách hàng có thực sự tạo ra sự khác biệt lớn hay không.
Ví dụ, nếu bạn viết PR/FAQ đầu tiên của mình và điểm khó khăn mà bạn đang giải quyết là “một cú nhấp chuột thêm” mỗi ngày, thì nó sẽ kiểm tra giả định của bạn về tầm quan trọng của tính năng đó.
Khách hàng có thể thực sự ghét cảm giác dư thừa khi nhấp chuột thêm và bạn có thể làm họ ngạc nhiên bằng một thiết kế mới giải quyết được vấn đề này, nhưng bạn có thể giải quyết được những vấn đề lớn hơn với cùng nguồn lực.
Do đó, PR/FAQ phải chứa đủ thông tin để ai đó tranh luận tại sao sản phẩm/tính năng cụ thể này lại là tính năng quan trọng nhất tiếp theo cần phát triển.
3. Có thể giải thích được bởi bất kỳ bên liên quan nào
Tài liệu PR/FAQ hoạt động theo một phong cách nhất quán duy nhất, mà tất cả các bên liên quan đều có thể hiểu được.
Tại Amazon, tôi phải nhận được sự đồng ý cho sản phẩm của mình từ khoảng 50 người khác nhau: Bán hàng, pháp lý, thiết kế, tiếp thị, nhiều nhóm kỹ thuật, … Khi bắt đầu cuộc trò chuyện với từng người, họ đã yêu cầu PR/FAQ.
Điều này thực sự giúp tôi hiểu rõ hơn về mức độ hiệu quả của quy trình PR/FAQ: Mọi người đều mong đợi một tài liệu sản phẩm ở định dạng, mà họ biết sâu sắc và có thể thích ứng ngay lập tức với nhiệm vụ của họ.
Sẽ không thể điều chỉnh tài liệu này cho phù hợp với 50 bên liên quan khác nhau, nếu không có sự khác biệt trong 50 tài liệu đó.
Đặc biệt, thành phần Câu hỏi thường gặp (FAQ) của tài liệu cực kỳ hiệu quả trong việc nắm bắt các giả định và quan điểm của các bên liên quan khác nhau theo một định dạng nhất quán, mà tất cả các bên liên quan khác có thể hiểu được.
4. Tăng quyền sở hữu của các bên liên quan
Thực tế là bất kỳ ai cũng có thể thêm vào PR/FAQ để đảm bảo sự ủng hộ của họ. Mọi người có thể cảm thấy cam kết với sản phẩm và sự thành công của nó.
Bất kỳ phản hồi nào mà một người đưa ra đều có thể được thêm ngay lập tức dưới dạng câu hỏi vào một trong các Câu hỏi thường gặp (FAQ).
Đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng, mọi người đều được lắng nghe tiếng nói của mình: Họ có thể thấy ngay những từ ngữ thực tế của mình trong tài liệu sản phẩm.
Khi so sánh, không phải tất cả phản hồi về bản trình bày trừu tượng hoặc wireframe đều như nhau. Những người quen thuộc hơn với việc quản lý sản phẩm sẽ hiểu rõ hơn về các quy ước và có thể đưa ra phản hồi chi tiết hơn.
Các bên liên quan khác sẽ không thấy phản hồi của họ được tổng hợp hoặc hiểu cách phản hồi của họ sẽ được xử lý ngay lập tức so với việc thêm câu hỏi của họ vào một trong các Câu hỏi thường gặp (FAQ).
Công việc của bạn với tư cách là giám đốc sản phẩm (PM) là đảm bảo rằng tiếng nói của mọi người đều được lắng nghe. Vì vậy, bạn không muốn định dạng tài liệu sản phẩm trở thành một chức năng kiểm soát.
Không có sự mơ hồ như vậy khi họ xem câu hỏi của mình là một phần của Câu hỏi thường gặp, vì đó là lời nói của chính họ, ngay cả khi câu trả lời cho Câu hỏi thường gặp của họ không phải là điều họ mong đợi hoặc muốn nghe.
5. Có thể được tạo bởi bất kỳ bên liên quan nào
Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể viết PR/FAQ, không chỉ người quản lý sản phẩm (PM). Đó là một trong những điểm mạnh của định dạng: Bạn không cần phải là PM hoặc biết bất kỳ phần mềm cụ thể nào để tạo tài liệu sản phẩm. Rất có thể PM vẫn sẽ hướng dẫn quá trình phát triển sản phẩm, nhưng ý tưởng đầu tiên có thể đến từ bất kỳ ai.
Đối với một trong những sản phẩm Machine Learning gần đây của Amazon, PR/FAQ đầu tiên được viết bởi một thực tập sinh trong nhóm khoa học. Người này cuối cùng đã chuyển sang vị trí toàn thời gian trong nhóm sản phẩm để xem quá trình đưa sản phẩm mới ra thị trường.
Vì vậy, nếu bạn là người lãnh đạo sản phẩm muốn phát triển các PM giỏi từ các bộ phận khác trong tổ chức của mình (và thành thật mà nói, mọi người lãnh đạo sản phẩm giỏi nên làm điều này) thì PR/FAQ là một cách tuyệt vời để mọi người kiểm tra xem họ thích quản lý sản phẩm đến mức nào.
Càng có nhiều kinh nghiệm lãnh đạo sản phẩm, tôi càng tin sâu sắc rằng vai trò của sản phẩm là tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình phát triển sản phẩm, chứ không phải xác định sản phẩm và tính năng sẽ như thế nào.
Người quản lý sản phẩm có thể đưa ra những ý tưởng sản phẩm mới mà trước đây chưa ai nghĩ đến.
Do đó, PR/FAQ sẽ tạo ra một sân chơi bình đẳng bằng cách cung cấp cho mọi người trong công ty một khuôn khổ để thể hiện ý tưởng sản phẩm ban đầu của họ.
Một định dạng PR/FAQ khác
Tôi đề xuất một định dạng PR/FAQ khác với định dạng của Amazon.
1. Cho phép một số yếu tố thiết kế.
2. Cho phép biết thêm chi tiết về các giải pháp tiềm năng.
3. Thu hút phản hồi theo nhiều cách khác nhau.
1. Cho phép một số yếu tố thiết kế trong FAQ
Quy trình sản phẩm của Amazon nổi tiếng dựa trên văn bản. Tôi chưa bao giờ xem một bài thuyết trình PowerPoint khi làm việc tại Amazon, ngoại trừ những buổi nói chuyện bên ngoài.
Nhà thiết kế UX (trải nghiệm người dùng) mà tôi đã làm việc cùng là một trong những người giỏi nhất từ trước đến nay, nhưng so với bất kỳ nơi nào khác mà tôi từng làm việc thì Nhà thiết kế UX tham gia vào ‘quá trình sản xuất sản phẩm’ khá trễ.
Không cần thiết phải tập trung vào văn bản như Amazon về cách bạn viết PR/FAQ. Tôi đồng ý rằng Thông cáo báo chí (PR) nên ở dạng văn bản: Quá dễ dàng có những giả định bất thành văn từ các thiết kế đồ họa ban đầu, và vì vậy việc yêu cầu PR phải ở dạng văn bản là cần thiết.
Nhưng thiết kế UX có thể giúp ích ngay từ đầu. Chúng tôi đang xây dựng các công nghệ để tương tác trong thời gian thực giữa con người và Machine Learning.
Tương tác giữa con người và máy tính, và nói rộng ra là thiết kế giao diện người dùng (UI), rất quan trọng đối với các sản phẩm của chúng tôi.
Vì vậy, tôi đề xuất cho phép một vài biểu đồ (diagrams) trong Câu hỏi thường gặp nội bộ (không phải trong Thông cáo báo chí). Điều này khá đơn giản với định dạng câu hỏi:
Wireframe trông như thế nào đối với MVP (sản phẩm khả thi tối thiểu) của sản phẩm này?
Tôi đưa tối đa 1 hoặc 2 hình ảnh và liên kết đến tài liệu thiết kế để biết thêm chi tiết.
Đối với các cuộc họp đánh giá, đừng để những yếu tố thiết kế này trở thành điểm khởi đầu cho sự diễn giải của mọi người về sản phẩm: Đó chính xác là điều mà cách tiếp cận dựa trên văn bản đang cố gắng tránh.
Khi thu hút sự chú ý đến các yếu tố thiết kế trong PR/FAQ, tôi khuyên bạn nên hỏi mọi người xem liệu thiết kế có phản ánh sự hiểu biết của họ về chính PR/FAQ hay không.
Điều này giúp tập trung vào PR/FAQ như là nguồn thông tin thực tế cho những gì có trong sản phẩm, thay vì để các yếu tố hình ảnh trở thành nguồn thông tin thực tế, điều này sẽ xảy ra với những người thiên về thị giác hơn.
2. Cho phép biết thêm chi tiết về các giải pháp tiềm năng
Nhóm kỹ thuật của bạn có thể ngay lập tức bắt đầu nghĩ đến các giải pháp cho sản phẩm: Thư viện mã, cơ sở dữ liệu, giải pháp bộ nhớ đệm, … là gì?
Giống như các yếu tố thiết kế, những yếu tố này có thể được thêm vào Câu hỏi thường gặp dưới dạng câu hỏi và trả lời, như:
Câu hỏi: Giải pháp cơ sở dữ liệu hiện tại của chúng tôi có hỗ trợ sản phẩm mới này không?
Mặc dù tài liệu sản phẩm phải độc lập với giải pháp kỹ thuật, nhưng nó có thể giúp đưa vào một số chi tiết giúp người đánh giá biết được quy mô của các giải pháp tiềm năng.
Ở một công ty lớn, điều này có thể không thành vấn đề, nhưng đặc biệt nếu bạn đang khởi nghiệp với ngân sách hạn chế, rất có thể các giám đốc điều hành của bạn sẽ muốn có ý tưởng về các nguồn lực cần thiết từ rất sớm trong quá trình thiết kế sản phẩm.
Tôi khuyên tất cả các câu trả lời đều phải là gợi ý: “Chúng tôi có thể …”, “Có thể … ”, … để không nhầm lẫn rằng, đây là những thông số kỹ thuật thực tế hoặc bất cứ điều gì đã được ấn định ở giai đoạn này. Bạn có thể vô tình đánh lừa một kỹ sư – sau này nghĩ rằng, các giải pháp kỹ thuật đã được quyết định khi đó chỉ là suy đoán ban đầu để hỗ trợ xác định phạm vi.
Sau khi xác định phạm vi và xác định phạm vi đầu tư nguồn lực, các ‘chi tiết cụ thể và nâng cao’ sẽ được đưa vào Câu hỏi thường gặp (FAQ).
Tuy nhiên, họ nên liên kết đến các tài liệu xác định phạm vi và không khiến bất kỳ ai nhầm lẫn rằng PR/FAQ là cơ sở thực tế cho cấp độ chi tiết kỹ thuật này.
Điều này rất quan trọng vì lý do: Nhóm kỹ thuật của bạn sẽ cảm thấy như họ sở hữu các tài liệu xác định phạm vi, giống như nhóm bán hàng của bạn sẽ cảm thấy như họ sở hữu các tài liệu cẩm nang về sản phẩm và nhóm tiếp thị nên sở hữu Thông cáo báo chí (PR). Thực tế, …
Không ai muốn có cảm giác như người quản lý sản phẩm đang quản lý vi mô công việc của họ – một nhận thức chung – vì vậy việc phân định rõ ràng quyền sở hữu đối với tài liệu sản phẩm là một thành phần quan trọng để biết ai sở hữu cái gì.
3. Khơi gợi phản hồi theo nhiều cách khác nhau
Quy trình của Amazon dành cho PR/FAQ cũng có cấu trúc giống như chính các tài liệu đó. Tôi sẽ đề cập đến quá trình xem xét và các cách để đảm bảo sự đa dạng của phản hồi trong 2 bài viết sắp tới:
(1). Chiến thuật dẫn dắt và tối ưu hóa Thông cáo báo chi (PR)
(2). Thúc đẩy phản hồi đa dạng về sản phẩm tại công ty của bạn
————-
Ví dụ về Câu hỏi thường gặp (FAQ) và Thông cáo báo chi (PR)
Đây là một ví dụ về PR/FAQ cho một sản phẩm ‘hư cấu’. Đây là tính năng dự đoán email nhằm cố gắng dự đoán các từ tiếp theo – khi ai đó viết email, giống như bạn có thể đã thấy một số công ty phát hành gần đây.
Hãy nhớ rằng PR/FAQ là một tài liệu được chỉnh sửa liên tục – tôi đã thấy số lượng phiên bản khoảng 100 ở các công ty lớn.
Hãy xem ví dụ này giống như phiên bản 4 hoặc 5: Một giám đốc sản phẩm đã vượt qua một vài lần và có đánh giá đầu tiên với người quản lý trực tiếp của họ, và vì vậy bộ phận phụ trách Thông cáo báo chí (PR) đã sẵn sàng cho các cuộc họp đầu tiên với các bên nội bộ liên quan.
Acme phát hành email thông minh cho khách hàng của mình
Công cụ email thông minh của Acme sử dụng văn bản tiên đoán giúp viết email nhanh hơn 10 lần
Ngày 4 tháng 8 năm 2019 Acme vui mừng thông báo về việc bổ sung văn bản dự đoán thông minh vào các sản phẩm email của chúng tôi.
Khả năng mới, “rmail thông minh”, gợi ý một số từ tiếp theo trong câu khi khách hàng đang nhập email đó.
Khách hàng có thể nhấn enter hoặc tab để chấp nhận những từ đó thay vì gõ thủ công từng từ.
Bởi vì nhiều email chúng ta viết có xu hướng lặp lại nhiều văn bản, điều này có thể giúp việc soạn email nhanh hơn tới 10 lần.
Với Acme Smart Email, bạn có thể tập trung vào những gì độc đáo và quan trọng trong email, để lại những phần ‘thuộc lòng’ cho những đề xuất thông minh.
Viết email là một công việc lặp đi lặp lại và trong suốt cả ngày, nhiều người gõ đi gõ lại một số cụm từ, như “vui lòng xem tài liệu đính kèm” hoặc “hãy lên lịch một cuộc họp vào tuần tới”.
Các giải pháp hiện có với các từ viết tắt và mẫu có những thiếu sót nghiêm trọng. Các từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn hoặc khiến email có vẻ vội vã và bất lịch sự.
Nhiều người sử dụng mẫu cho email nhưng việc chỉnh sửa mẫu có thể không hiệu quả: Vào thời điểm ai đó nhấp vào mẫu ở một vài vị trí khác nhau để thay đổi văn bản, việc nhập toàn bộ email từ đầu theo cách thủ công có thể nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Email thông minh giải quyết vấn đề tạo email dài một cách hiệu quả, bằng cách loại bỏ sự dư thừa trong cách gõ của bạn. Nếu bắt đầu nhập một câu như “vui lòng xem …” thì Smart Email có thể đề xuất “… các tài liệu đính kèm” và bạn chỉ cần nhấn một phím duy nhất để thêm những từ đó vào email của mình.
Email thông minh cũng sẽ tìm hiểu phong cách của bạn. Ví dụ, nếu bạn ký tên vào email bằng “tốt nhất” hoặc “trân trọng” hoặc nếu bạn đánh vần nó là “màu sắc”, Smart Email sẽ bắt đầu tìm hiểu sở thích về văn phong của bạn và điều chỉnh cho phù hợp với những phong cách đó.
Người dùng Acme Email có thể bắt đầu sử dụng tính năng này ngay hôm nay. Khi bạn bắt đầu soạn email trong trình duyệt hoặc trên ứng dụng iOS và Android, giờ đây bạn sẽ thấy các đề xuất cho một số từ tiếp theo mà bạn có thể muốn nhập.
Will Canis-La Trans, phó giám đốc sản phẩm tại Acme Communications Technologies cho biết: “Chúng tôi rất vui mừng được giúp khách hàng của mình trở nên hiệu quả hơn nhiều. Với Acme Smart Email, chúng tôi đang phát hành tính năng đầu tiên trong số nhiều tính năng dựa trên Machine Learning để tạo ra trải nghiệm sản phẩm thú vị hơn”.
“Email thông minh đang giúp chúng tôi tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi tuần”! Via Velox, giám đốc tiếp thị tại Geo Coccyx cho biết: “Email thông minh đã trở thành công cụ yêu thích mới của tôi. Chỉ sau vài ngày, nó đã học được phong cách của tôi và đề xuất nội dung nghe có vẻ tự nhiên và được viết hoàn toàn phù hợp với những hướng dẫn về phong cách của tôi”!
Đăng nhập vào tài khoản Acme Email của bạn ngay hôm nay để bắt đầu sử dụng tính năng này! Bạn có thể sử dụng tính năng này miễn phí cho tối đa 1.000 email mỗi tuần trong khi Acme Email ở chế độ beta.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Làm cách nào để bắt đầu sử dụng Acme Smart Email?
Nếu bạn đăng nhập tài khoản Acme Email tại [link] hoặc mở ứng dụng Acme Email trên điện thoại, bạn sẽ thấy ngay những gợi ý thông minh khi bắt đầu nhập email.
2. Tôi có phải sử dụng gợi ý từ Acme Smart Email không?
Các đề xuất từ Acme Smart Email là tùy chọn: Bạn có thể bỏ qua chúng và gõ bất cứ thứ gì bạn thích. Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn Acme Smart Email trong phần cài đặt.
3. Đề xuất thông minh có hoạt động trong Acme Docs và Acme Sheets không?
Không, ngày nay những gợi ý thông minh chỉ giới hạn ở Acme Email.
4. Acme Smart Email hoạt động với những ngôn ngữ nào?
Acme Smart Email hoạt động bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Hindi, tiếng Ả Rập, tiếng Trung (giản thể), tiếng Matsés và tiếng Đức. Chúng tôi sẽ bổ sung thêm nhiều ngôn ngữ hơn trong tương lai!
5. Acme Smart Email học từ email của tôi như thế nào?
Email thông minh sử dụng các mô hình Machine Learning hiện đại để thích ứng với phong cách của bạn và tìm hiểu cách viết một số câu cho bạn.
Khi bạn gõ cùng ‘một cụm từ’ một vài lần, chẳng hạn như “vui lòng xem tài liệu đính kèm”, thì Smart Email có thể biết rằng “vui lòng xem tài liệu đính kèm …” thường được theo sau bởi “… tài liệu”.
Email thông minh bắt đầu với rất nhiều gợi ý có sẵn và sau đó điều chỉnh cho phù hợp với phong cách của bạn. Nếu bạn thường gõ “vui lòng xem bản trình bày đính kèm”, thì Acme Smart Email sẽ học mẫu này và bắt đầu gợi ý “… trình bày” thay vì “… tài liệu” để hoàn thành câu cho bạn. Vì vậy, nó sẽ trở nên thông minh hơn khi bạn sử dụng nó nhiều hơn!
6. Bạn có sử dụng email của tôi để đưa ra gợi ý cho các khách hàng khác không?
Không, bảo mật dữ liệu của bạn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Chúng tôi không chia sẻ nội dung email của bạn với bất kỳ ai khác. Khả năng tiên đoán văn bản được tùy chỉnh cho bạn cũng chỉ dành cho bạn: Chúng tôi không thay đổi đề xuất của người khác dựa trên những gì chúng tôi đã học được từ bạn.
7. Acme Smart Email sẽ mất bao lâu để học phong cách của tôi?
Thông thường, phải mất khoảng 1.000 email trước khi bạn nhận được những lợi ích tốt nhất từ Acme Smart Email.
Khách hàng của chúng tôi bắt đầu thấy tốc độ tăng gấp 2 đến 5 lần ngay lập tức, nhưng phải đến khoảng 1.000 email được viết, bạn mới có thể thấy tốc độ tăng gấp 10 lần mà rất nhiều khách hàng của chúng tôi thích thú.
Không có hạn chế thời gian về điều này. Nếu bạn thường gửi 1.000 email trong một ngày thì bạn sẽ bắt đầu thấy tốc độ gửi tăng rất nhanh trong vòng một ngày!
Câu hỏi thường gặp nội bộ
1. Khách hàng sẽ thích điều gì nhất ở Acme Smart Email?
Khách hàng sẽ thích sự gia tăng hiệu quả mà nó mang lại cho họ, cùng với niềm vui chung trong việc loại bỏ những phần dư thừa nhất khi viết email.
2. Khách hàng ít thích điều gì nhất ở Acme Smart Email?
Khách hàng sẽ thất vọng về phạm vi ngôn ngữ. Đặc biệt, chúng ta có nhiều khách hàng ở Mỹ Latinh sử dụng cả tiếng Tây Ban Nha và tiếng Bồ Đào Nha, nhưng chúng tôi chỉ hỗ trợ tiếng Tây Ban Nha trong phiên bản đầu tiên.
Cá nhân chúng tôi sẽ liên hệ trước với những khách hàng này để xác nhận rằng tiếng Bồ Đào Nha bị thiếu và đây là ưu tiên cao cho phiên bản tương lai của sản phẩm.
3. Những lo ngại về quyền riêng tư của sản phẩm này là gì?
Chúng tôi giả định rằng email sẽ chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII) và thông tin này có thể được chứa trong các mô hình Machine Learning dự đoán văn bản của ai đó. Do đó, nếu ai đó xóa bỏ email, chúng tôi cũng xóa các mô hình dành cho khách hàng đã được đào tạo về email đó.
4. Làm thế nào để chúng ta so sánh với đối thủ cạnh tranh?
Đối thủ cạnh tranh lớn nhất của chúng ta, GeezMail, đã có văn bản dự đoán cho khách hàng email của họ, vì vậy chúng tôi đang cập nhật về điều đó.
Ngày nay họ cung cấp nhiều ngôn ngữ hơn. Tuy nhiên, họ không tùy chỉnh cho phù hợp với từng khách hàng riêng lẻ, do đó, văn bản dự đoán của chúng tôi nhanh chóng trở nên chính xác hơn và được tùy chỉnh theo “ngôn ngữ” của từng khách hàng theo cách mà khách hàng của chúng ta không làm được.
Hãy thử một mình
Bây giờ bạn đã tìm hiểu về PR/FAQ, cũng như biểu mẫu và ví dụ về PR/FAQ, hãy thử một mẫu cho sản phẩm hoặc tính năng tiếp theo mà bạn đang thiết kế cho công ty của mình.
Hình minh họa: Hướng dẫn viết Câu hỏi thường gặp và Thông cáo báo chí. Ảnh Freepik
Tác giả: Robert Monarch
