Chiến lược ra quyết định
Sự lựa chọn chiến lược tối ưu khi đưa ra quyết định dựa trên sự so sánh của 3 trạng thái: Ý thức về bản thân trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Những trạng thái này có thể được xác định bằng 3 câu hỏi:
– Mấy tháng trước bạn ở đâu?
– Hôm nay bạn ở đâu?
– Bạn muốn đi đến đâu?
Trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp xây dựng một kế hoạch hành động cụ thể, chẳng hạn như Tencent, công ty sở hữu ứng dụng nhắn tin WeChat, đã làm.
Khi tung ra sản phẩm WeChat, Tencent đứng trước một lựa chọn khó khăn: Hoặc tiếp tục đầu tư vào sản phẩm QQ hiện có, có chức năng tương tự như WeChat, hoặc đầu tư vào một thứ gì đó mới mẻ.
Nhân viên của Tencent đã so sánh hiệu suất của QQ trong một khoảng thời gian, đoán xem điều gì sẽ xảy ra với sản phẩm và ngành công nghệ trong tương lai gần, đồng thời nhận ra rằng họ cần tập trung vào thiết bị di động.
Kết quả, WeChat ngày nay là một trong những ứng dụng nhắn tin ‘tức thời’ lớn nhất thế giới.
Tuy nhiên, thường thì phân tích ban đầu về một tình trạng có thể không hoàn toàn chính xác và mọi người có thể đi chệch khỏi chiến lược đã định. Sự thay đổi trong kế hoạch xảy ra khi không tuân theo 7 bước cơ bản của nguyên tắc ra quyết định:
(1). Hình thành và xác định vấn đề.
(2). Thu thập thông tin.
(3). Phát triển các lựa chọn thay thế.
(4). Đánh giá thực tế.
(5). Sự lựa chọn giữa các lựa chọn thay thế.
(6). Hoạt động/hành động.
(7). Đánh giá các hành động/suy ngẫm.
Ngoài nguyên tắc ra quyết định, còn có cách đánh giá tính hiệu quả của lựa chọn của bạn theo 6 tiêu chí:
(1). Học hỏi không ngừng: Khắc phục những sai lầm, suy ngẫm và rút ra kết luận về cách giải quyết vấn đề theo cách khác.
(2). Xem xét các ý kiến khác nhau: Khả năng đặt câu hỏi và hiểu cách tiếp cận cùng một vấn đề theo cách khác nhau.
(3). Ghi lại kinh nghiệm về những quyết định tương tự của những người khác: So sánh những ưu và nhược điểm không chỉ trong tình huống hiện tại, mà còn với những quyết định tương tự trong môi trường của bạn.
(4). “Chuyển đổi” thành ‘thủ tục’: Thay đổi các thói quen và đưa ra các quyết định khác nhau.
(5). Khám phá các phương án khác nhau: Phân tích tất cả các phương án có thể dẫn đến giải pháp tốt nhất.
(6). Có tính đến bối cảnh: Hiểu các điều kiện trong đó tình huống đòi hỏi phải diễn ra lựa chọn.
Nếu các tiêu chí liệt kê không được đáp ứng, sẽ xuất hiện hai trạng thái cực đoan trong việc ra quyết định.
Đầu tiên liên quan đến quá nhiều hành động khác nhau, thứ hai là không thể lựa chọn – có rất nhiều lựa chọn đến mức gần như không thể lựa chọn.
Ngoài ra, còn có một số ‘thành kiến nhận thức’ ít rõ ràng hơn – gây cản trở trong việc đưa ra quyết định quan trọng.
Cạm bẫy khi đưa ra quyết định
Ngày nay, có khoảng 200 quan niệm sai lệch về nhận thức khác nhau. Trong quản lý, những định kiến thường là:
Thiên kiến xác nhận: Lựa chọn thông tin chỉ hỗ trợ cho quan điểm của bạn. Ví dụ, khi một căn bệnh xảy ra, một số người tìm kiếm phương pháp điều trị trên Internet và chọn phương pháp điều trị có vẻ phù hợp nhất với họ, tùy thuộc vào mức độ lo lắng của họ.
Bộ lọc: Xây dựng các bộ lọc đôi khi lọc ra không chỉ những thông tin không cần thiết, mà còn cả những thông tin có giá trị.
Khái quát hóa quá mức: Nhận thức sai lầm về thông tin. Khi một người nhớ về quá khứ, hầu hết hồi tưởng của anh ta thường không trùng khớp với thực tế. Một số ‘đang leo thang’, những người khác đang ‘đeo kính màu hồng’. Bởi vì điều này, khi một tình huống phát sinh tương tự như điều gì đó đã xảy ra trong quá khứ, bạn nghĩ rằng bạn biết chính xác kết quả. Sự bóp méo khiến bạn không thể nhìn thấy sự khác biệt giữa mong đợi của bạn về một tình huống và tình trạng thực tế của sự việc.
Tư duy đen trắng: Chỉ xem xét 2 lựa chọn để phát triển các sự kiện – tốt và xấu. Khi một người suy nghĩ về sự phát triển trong quỹ đạo sự nghiệp của mình và cân nhắc xem liệu anh ta có nên tiếp tục làm việc với mức lương tiêu chuẩn hai lần một tháng hay nên mở một doanh nghiệp tư nhân, anh ta không xem xét lựa chọn ở giữa – nhận một công việc sáng tạo hơn. Nó sẽ cho phép bạn nhận ra mong muốn về rủi ro kinh doanh, đồng thời duy trì sự ổn định nhất định.
Quá tự tin: Không xem xét đến ranh giới giữa công việc và chức vụ. Ví dụ, một người quản lý rời bỏ vai trò làm việc của mình và đánh mất ranh giới giữa công việc và không gian cá nhân.
Việc phân tích những ‘biến dạng’ như vậy giúp nâng cao hiệu quả trong việc ra quyết định. Đồng thời, điều cần được tính đến khi đưa ra bất kỳ lựa chọn nào là phong cách làm việc của bạn trong tình huống phát sinh.
Làm thế nào để cải thiện việc ra quyết định một cách hiệu quả
Tất cả các phong cách ra quyết định có thể được chia thành hai nhóm. Nhóm đầu tiên liên quan đến số lượng giải pháp. Nhóm thứ hai bao gồm lượng thông tin được sử dụng: Đủ tối thiểu hoặc tối đa có thể.
Ngoài ra, cần phải tính đến phong cách ra quyết định chủ đạo và biết ưu và nhược điểm của nó.
Phong cách hành xử đầu tiên khi đứng trước một lựa chọn là mang tính quyết định: Sử dụng một số ít sự kiện và tìm ra một câu trả lời với nỗ lực tối thiểu.
Ưu điểm của những người đại diện cho phong cách này là tốc độ, tính thực tế, sự ngắn gọn, độ tin cậy và tính rõ ràng. Nhược điểm là bỏ qua những sự kiện quan trọng và những ý kiến khác.
Một người không phải lúc nào cũng hiểu mình đang giải quyết vấn đề gì, nhìn thấy ít lựa chọn và hành động quá nhanh.
Để tăng hiệu quả, trước hết bạn cần tạm dừng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Thứ hai, hãy tham khảo ý kiến của người khác thường xuyên hơn và tìm kiếm một số phương án để đạt được kết quả.
Bất kỳ cây quyết định hoặc ‘bản trình bày nào’ có phân tích tất cả các cách có thể – để đạt được kết quả – đều hoạt động tốt trong trường hợp này.
Phong cách thứ hai là phân cấp. Đại diện của nó sử dụng lượng thông tin tối đa để tìm ra giải pháp. Một trong những ưu điểm của phong cách này là phương pháp phân tích dữ liệu, nghiên cứu các hậu quả lâu dài và rủi ro chiến lược. Những bất lợi tiềm ẩn bao gồm mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định và quá thận trọng.
Để đưa ra quyết định dễ dàng hơn, điều quan trọng là phải hạ thấp mức độ trách nhiệm và nhớ rằng, không có quyết định nào không thể thay đổi được và mọi thứ có thể không diễn ra theo đúng kế hoạch.
Nhân viên và những người khác có thể giúp đỡ. Cách nhìn của họ về mọi việc sẽ cho phép bạn nhìn nhận tình huống từ góc độ ngược lại.
Một phong cách khác là linh hoạt. Đối với người linh hoạt, giải pháp tốt nhất là thích ứng. Anh ấy tập trung vào tốc độ và luôn cố gắng tìm ra phương án dự phòng. Ưu điểm của tính linh hoạt là tốc độ đưa ra quyết định, sự sẵn có của một số lượng lớn các lựa chọn và không sợ mắc sai lầm.
Tuy nhiên, đại diện của phong cách này không kiên định và ‘không hy vọng’. Họ có thể chấp nhận những rủi ro không cần thiết, đưa ra quyết định hấp tấp và thường thay đổi ý định.
Lời khuyên chính là hãy nghỉ ngơi trước khi đưa ra quyết định. Điều quan trọng nữa là sử dụng các công cụ đánh giá rủi ro, ưu tiên và sử dụng các tiêu chí để lựa chọn các giải pháp thay thế và đánh giá thực tế.
Phong cách cuối cùng là hòa nhập: Đối với những người “hòa nhập”, điều quan trọng là phải lôi kéo mọi người tham gia vào việc đưa ra lựa chọn và đạt được sự đồng thuận.
Ưu điểm của phong cách này là cởi mở với các ý tưởng và quan điểm khác nhau, tính kiên nhẫn và khả năng tóm tắt những thông tin rời rạc và mâu thuẫn. Đồng thời, “nhà tích hợp” sợ làm mất lòng người khác, có xu hướng đùn đẩy trách nhiệm và đưa ra quá nhiều lựa chọn.
Lựa chọn các quyết định và hiểu rõ ai sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn
Tốt hơn là nên giao một nhiệm vụ cụ thể. Điều quan trọng cần nhớ là đôi khi một quyết định cần được đơn giản hóa và dựa vào phân tích hoặc trực giác của riêng bạn.
Vì vậy, khi đưa ra quyết định, điều quan trọng là phải xem xét 7 bước cơ bản, ghi nhớ các bẫy nhận thức khác nhau và biết ưu và nhược điểm của từng phong cách ra quyết định là gì.
Nếu không có kiến thức này, việc đưa ra lựa chọn nhanh chóng và hiệu quả sẽ khó khăn hơn.
Tác giả: Egor Krivosheya, phó giáo sư, giám đốc phòng thí nghiệm Blockchain, Trường quản lý Skolkovo
